Selbstorganisation im Beruf

  • Liebe Raben,


    immer wieder frag ich mich, wie andere sich selbst organisieren und wie ich es schaffen kann, mir für meine Arbeit mehr Struktur zu geben. An meiner mangelnden Struktur ("Verpeiltheit") scheitert oft meine Produktivität und am Ende dann auch meine Lust, was sich dann nicht selten zu einem wochenlangen Teufelskreis entwickelt.


    Meine Arbeit ist ziemlich flexibel und durchaus auch abwechslungsreich. Es gibt Zeiten, da ist es sehr viel und es gibt Zeiten mit viel Leerlauf und dem Potential sich neue Themen zu erschließen. Sie ist nur teilweise planbar, es kommen oft kurz oder auch länger andauernde Aufträge rein.


    Wie organisiert ihr euch eure Arbeit, auch rein praktisch? Macht ihr To Do Listen? Was ist, wenn was dazwischen kommt? Ich finde die unterschiedlichen Dringlichkeitsstufen schwierig. Wie oft macht ihr Pläne, einmal täglich oder wöchentlich oder mehrfach täglich?


    Gibt es eigentlich Bücher oder dergleichen zum Thema? Ich bin durch meine akademische Laufbahn eher gestolpert als gelaufen, hab also keine Ahnung #rolleyes Das was ich dazu gegoogelt hab, war mir oft zu unkonkret und nicht sehr hilfreich.


    Wie macht ihr's? Ich würd euch gern mal über die Schulter schauen.

  • Mein Job ist auch nur schlecht planbar. Ich hab zwar immer eine Liste an Dingen im Kopf, die zu tun sind. Aber bei mir kommen täglich sowohl Anfragen von Klienten rein, die oft schnellstmöglich beantworten werden müssen oder welche von unseren Führungsebenen. Dazu Telefonberatungen und Außentermine, oft kurzfristig. Als Fixpunkt hab ich meine Arbeitszeiten mit Mo-Do af 29h. Dass ich meistens drüber liege, liegt in der Natur des Jobs, hier arbeitet keiner in seinem normalen Stundensoll, weil wir viele Abendtermine haben. Aber das ist auch nicht wichtig. Dafür kann ich in meinen 4 Tagen kommen und gehen wie ich möchte und ich kann entscheiden ob ich in mein Büro gehe oder zuhause arbeite.


    Wichtig sind mir folgende Dinge:

    - mein Büro ist aufgeräumt und ich finde immer alles auf Anhieb, hab ich gutes Ablagesystem entwickelt im Laufe der Jahre

    - mein PC ist aufgeräumt, alles in Unter-Unterordner abgelegt, schnell zu finden, ebenso das Mailpostfach


    Dann hab ich meine To-Do-Liste, die hab ich tatsächlich eigentlich immer im Kopf. In Phasen, wo hier der Bär steppt schreib ich sie auch auf und hake sie ab.


    Meine persönlichen Prioritäten neben der To-Do-Liste:

    wenn eine Anfrage reinkommt per Mail, persönlich oder per Telefon, schau ich mir die sofort an. Was ich auch sofort anworten kann, mache ich. Dann ist das schon mal erledigt. Dafür unterbreche ich auch meine To-Do Tätigkeit.

    Anfragen, wo ich recherchieren muss, schreibe ich mir genau auf. Dann mache ich meine To-Do Tätigkeit zuende und dann fang ich mit Recherche an, um die Anfrage zu beantworten.

    Werden die Anfragen im Laufe der Woche zu Viele und kann ich sie nicht ad hoc beantworten, brauche Rückrufe von Dritten oder spezielles Material lege ich eine Akte an und schreibe das mit auf die aktuelle To-Do-Liste.

    Wenn ich Donnerstag Nachmittag in mein freies Wochenende gehe, ist alles was dringend ist auf der Liste abgehakt.

    Wenn ich zwischen zwei Terminen kurz Zeit habe, meine ich kleinteiliges Zeug: Material verräumen, kopieren, Ablage machen, PC aufräumen. Das kann ich jederzeit unterbrechen.


    Und ich schau, dass ich regelmäßig aufstehen, dann bringe ich die Post runter oder geh zum kopieren. Immer ein großes Glas Wasser auf dem Schreibtisch steht. Und wenn ich so gar nicht nicht in den Flow komme oder nach dem Essen mein Kopf wie leer ist, dann gehe ich auf ein kleines Trainingsgerät, das im Büro steht, nur für 10min, das macht den Kopf wieder frei.


    Soweit mal meine Art zu arbeiten.


    Wenn Du Dich schnell verzettelst, solltest Du Dir vielleicht feste Arbeitszeiten geben. Dir überlegen, welche Prioritäten Deine Aufgaben haben, mal so grundsätzlich. Und tägliche und wöchentliche To-Do Listen machen und die priorisieren. Und bring Abwechslung rein, nicht immer stundenlang das gleiche machen.

    Hast Du nicht oft dringliche Sachen, dann wöchentlich und monatliche To-Do Listen. Ich mach sie dann immer ein dünnes Heft, wie ein Schulheft, dann hab ich da keine fliegenden Blätter rumliegen. Ganz wichtige Dinge kommen auf eine Flipchart in Sichtweite.

  • Meine Arbeit ist meistens mit Fristen verbunden (und vieles erledige ich, gerade in Zeiten, in denen ich sehr viel Arbeit habe, gerade noch innerhalb der Frist). Auch wenn wir wunderbare Helfer*innen haben, die mich an die Fristen erinnern, habe ich meine eigene Excel-Tabelle, in der ich alles, was ich erledigen muss, eintrage, mit vorläufiger Frist, Endfrist, was ich dabei zu machen habe, und Farbcodierung, wenn ich davon beispielsweise schon Teile erledigt habe und auf Rückmeldung warte usw. So kann ich auch ungefähr abschätzen, wann noch Aufträge zu erwarten sind, die dann vielleicht von Mandantinnenseite her auf den letzten Drücker eintrudeln, usw.


    Auch feste Termine wie Treffen, Telefonate, Skype-Konferenzen usw. trage ich dort mit Tag und Uhrzeit ein.


    Meine Tabelle finde ich echt obernützlich.

    Liebe Grüße

    Sabine mit T. 10/02 und Q. 11/05

  • Also aktuell bin ich im Mutterschutz und dümpelt vor mich hin, aber ich hab sonst verschiedene Wege:


    1. Halbjahres oder Monatsplanung. Da guck ich was an größeren Projekten ansteht und plane ein wann, ich was dafür ungefähr machen will. Das bewusst seeeehr großzügig, weil ja dazu immer noch aktuelles und Kleinkram kommt.


    2. Wochenplan: Montagmorgen guck ich in den Kalender. Stehen besondere Termine an? Wann hab ich Zeit für längere Sachen (ich arbeite nur halbtags und so vier Stunden sind manchmal echt schnell vorbei)

    3. To-Do-Listen für den aktuellen Tag bzw. nehme ich die teilweise auch mit in den nächsten Tag. Wenn möglich priorisiere ich da schon die Punkte.


    Ich arbeite relativ selbständig für meinen Themenbereich und deshalb funktioniert das so ganz gut. Schwieriger wird es vermutlich wenn man mehr im Team arbeitet und sich abstimmen muss.

    Und ja, die Pläne muss ich natürlich immer wieder anpassen, weil doch anderes dazukommt was dringender ist oder etwas verschoben wird.


    Edit: Zur Form, ich schreib das tatsächlich handschriftlich auf. Die längerfristige Planung gerne auch mit Farben. Das fühlt sich für mich einfach am besten an.


    E-Mail-Postfach aktuell und aufgeräumt halten, ist z.B. aber ein Schwachpunkt von mir. Da sammelt sich immer viel zu schnell so ein "Bodensatz" von weniger wichtigen, aber trotzdem zu erledigenden Dingen.

  • Liebe MMC,

    mein zweiter Vorname fängt ja auch mit P an und lautet Plan. Ich gehe damit diversen menschen immer ziemlich auf den Zeiger, vielleicht nützen Dir aber meine Gedanken.


    Es gibt natürlich jede Menge Bücher und so. Tatsächlich hat eine "verpeilte" Kollegin von mir, aber mal ein Zeitmanagement Seminar gemacht (neben vielem anderen) und fand das am hilfreichsten. Mitunter ist es ja gar nicht der fehlende Plan, sondern mangelndes Management mit Ressourcen.


    Ich gehe davon aus, dass Du grundsätzlich Deine Aufgaben/Ziel, Deadlines etc. weißt und auch eine Art Jahreszyklus vorhanden ist. Sozusagen, es darum geht die tägliche Arbeit nachzuhalten. Richtig?


    Grundsätzlich erstellen wir - meine Projekte haben ja immer einen definierten Anfang und ein Ende - nach jedem Projekt eine große Übersicht (gegliedert bis zur Woche) wann was zu tun ist. Ich empfehle dies alternativ fürs Jahr zu tun. Daraus lassen sich schon erste Kickoffs/Deadlines erkennen bzw. Arbeitspakete zum Zeitpunkt X.


    Diese Termine übertrage ich in einen OutLook-Kalender für Arbeitspakete setze ich feste KickOff Termine (z.B. für Aufgaben, die bspw in 2 Monaten dran sind) persönliche Deadlines und Erinnerungen, ich blocke mir feste Zeiteinheiten zum Erledigen von Dingen. Je nach Persönlichkeit kannst Du Dir ja diverse Erinnerungen im Voraus einstellen. Parallel sind auch Aufgaben einstellen/zuweisen in Outlook möglich.

    Für die tägliche Arbeit arbeite ich mit EINER To-Do Liste, die ich handschriftlich ergänze und erledigtes wegstreiche (wird immer weiter fortgeschrieben) , mitunter komme ich nicht weiter und muss mit irgendwas pausieren, das kommt dann als Termin/Aufgabe in Outlook.


    Im Team arbeiten wir mit OneNote. Ein Tool, was ich wirklich schätze. Wir haben dort eine Art Wikipedia, schreiben aktuelle Stände nieder etc. Und wiederum ist dies mit Outlook verknüpft und ich kann Aufgaben zuweisen und digitale To Do Listen erstellen.


    Ich schaue Montags früh oder Sonntag (auch privat) eigentlich immer in alle Termine der Woche für den Überblick, dann springt mich nichts von hinten an.


    Was Du nicht vergessen darfst - Management/Organisation KOSTET ZEIT! Das muss so und Deine Arbeit muss diese Zeitspanne für Dich vorsehen.

    Es ist wie mit den Kindern, an der richtigen Stelle Zeit rein gegeben, erspart Dir am Ende das riesige Drama, was viel mehr Zeit kostet.


    Naja und Disziplin braucht es auch, der Termin, den Du nicht einträgst, wird eben vergessen.

    Für den Anfang würde ich bspw. wöchentliche Zeitfenster "Planung+Orga" mehrmals die Woche festlegen und von dort aus anfangen.


    Ich hoffe, dass ist hilfreich.

    Schöne grüße

    PP

    Life is a mountain - ride it like a wave

  • Wir haben Montag Teambesprechung und halten unsere Pläne dann auf einer gemeinsam genutzten Plattform fest. Da ändern sich natürlich immer spontan etwas und man muss die Pläne laufend anpassen und ergänzen.

    Ansonsten verwende ich Outlook als ToDo-Liste und Reminder. Viele ToDos entstammen aus Mailwechseln, die kennzeichne ich dann als Aufgabe.

  • Hier schreibt dann mal der Chaos-Part :D


    Meine Arbeitsfläche (aktuelle Tasks) sieht für andere Menschen stark chaotisch bis hin zu Messi aus. ABER: ich habe es im Griff. Räume ich auf und sortiere alles, dann finde ich nichts mehr wieder und verzweifel. Meine Ordner (erledigte Sachen) sind akribisch geführt. Was einmal den Weg dorthin gefunden hat, ist auch für andere sauber organisiert wiederfindbar.


    Im Gegensatz dazu steht mein Planer - Alle Termine werden in meine Kalender (Wand UND Terminplaner)eingetragen, mit Kuli zur Deadline, zwischendrin als Erinnerung mit Bleistift und Deadline Termin. Ohne Kalender im Blickfeld werde ich wahnsinnig. Ansonsten führe ich noch Listen - es gibt nichts Schöneres als eine Seite umzublätern/auszuheften, weil alle To Do abgehakt sind #hammerIch mache auch Ablaufpläne mit Terminen. Also welche Zwischenschritte bis wann erledigt sein müssen. Habe ich diese Listen einmal geschrieben, sind sie als Bild in meinem Kopf gespeichert und ich habe sie auch ohne den Zettel im Blick. Ich bin der visuelle Typ - aufgeschrieben und gesehen funktioniert, "das merk ich mir schon und muss ich nicht aufschreiben" funktioniert NICHT.


    Ansonsten ist meine größte Hilfe mein Hirn. Ich habe ein sehr gutes Zahlen- und Termingedächtnis, die Planung im Beruf geht meist über mehrere Wochen und mehrere Termine mit mehreren hundert Aufträgen gleichzeitig - die meisten davon habe ich im Kopf - nachdem ich sie zumindest einmal visualisiert/aufgeschrieben habe.

  • Hallo Du,


    hier nochmal eine Wortmeldung von der Chaos-Fraktion. Ich bin zu ungeduldig für akribische Planungssessions wie sie PP beschreibt (eine enge Freundin von mir ist auch so, ich bewundere das, aber bin dafür definitiv nicht gemacht). Früher habe ich in einem wilden Wust aus Notizbucheinträgen, to-do-Zetteln und tabellarischen Zeitplänen für größere Projekte vor mich hin gewirtschaftet, ein Wunder, dass nichts größeres vor die Wand gefahren ist. Outlook nutze ich arbeitsbedingt für Termine, aber nicht für das EIntragen von Meilensteinen etc. (die bei meiner Arbeit häufig auch eh nicht so genau zu definieren sind).


    Im coronabedingten Vakuum vor ein paar Monaten habe ich dann Trello für mich entdeckt und habe ein ganz einfaches Trelloboard gebastelt mit den Rubriken "dringend", "to do" (Sachen, die ich machen muss, die aber nicht wirklich drängen), "im Gange" (angefangenes, komplexeres), "Mittelfrist-Projektbaustellen" (da steht sowas drin wie mein Habil-Vorhaben oder auch größere Projektideen mit Kollegen) und "Fertig". Sachen in letztere Rubrik zu schieben finde ich sehr befriedigend (-: Und weil das so toll ist, trage ich auch wirklich alles und jedes Detailvorhaben ein.


    Praktisch für mich (die notorisch auf allen möglichen Hochzeiten tanzt) ist die Möglichkeit, die "tasks" farblich zu kennzeichnen und deadlines kann man ihnen auch geben.

    Trello ist sicher nur eine Möglichkeit unter vielen, aber ich find's praktisch und Du kannst auch ein weiteres Board einrichten, das du mit Kolleg*innen teilst. Ich nutze es bislang vorwiegend persönlich und allein unter den o.g. einfachen Rubriken.


    Liebe Grüße

  • Ich lese gerade "Getting things done" und was der Autor schreibt, erscheint mir sinnvoll. Mal sehen, wie die praktische Umsetzung laeuft, aber vllt magst du ja mal ins Buch schauen. Ich finde es liest sich einfach und schnell

    Mit der Großen (2011), dem Mittleren (2014), dem Ministernchen (2015) und der Kleinen (2018)

  • Ich arbeite mit der Eisenhower matrix, die ich täglich nach lesen meiner Emails aktualisiere.


    Kanban boards finde ich auch super

    Das tue ich auch oft.


    Überhaupt viele Techniken aus dem Projektmanagement (was allerdings Teil meines Jobs ist - ich muss also nicht nur mich, sondern auch noch ein paar weitere Chaot.innen organisieren).


    Für mich mit grossem Abstand das Wichtigste: regelmässige Zeitfenster, die konkret für Aufräumen, neu priorisieren und Aktualisieren der To-do-Liste nutze.

    Je hektischer es wird, desto häufiger.


    Liebe Grüsse


    Talpa

  • Danke für eure Gedanken dazu. Da ist viel für mich dabei!


    Pony Hütchen So ein Seminar könnte ich mir gut vorstellen. Ich hab grad mal nach Seminaren geguckt und finde die sehr teuer. Vermutlich beginne ich erstmal mit einem Buch.


    Baobab Danke für den Buchtipp, den werd ich mir mal ansehen.


    caribita Es ist immer wieder eine Freude, die hier zu sehen :)) Insgesamt denke ich, dass auch ein gewisser Restfaktor immer bleiben wird bei mir. Aber im Laufe der Jahre habe ich viel an Selbstorga dazu gelernt und es war immer bereichernd. Danken möchte ich dir für die kleine Stimme die sagt "Auch als Chaosnudel kann man was auf die Beine stellen".


    Insgesamt finde ich es spannend was für unterschiedliche Typen es gibt. Den Aspekt, dass Organisiertheit Zeit braucht find ich ganz wichtig. Oft ist das das erste was ich einspare - kurz vorm Verzetteln!


    Naja und die Disziplin ... Mein Thema. Wie lernt man sowas eigentlich, gibt's da auch Seminare für? 8o


    Jetzt geh ich mir mal Trello anschauen. Ich finds ja toll, dass ein für mich nicht unerheblicher Aspekt hier auch angesprochen wurde: das gute Gefühl wenn man etwas optisch auf der Liste als "fertig" markiert. Ich hab eine Zeit lang eine To do Liste geführt auf einem Klemmbrett mit bunten Postits, die ich dann abgerissen hab, wenn die Aufgabe fertig war. Hübsch, aber aufwändig ;)


    Und deprimierend, wenn gerade die kleinen Futzelsachen wochenlang mitgetragen werden ... wo wir wieder bei Disziplin wären.

  • Naja und die Disziplin ... Mein Thema. Wie lernt man sowas eigentlich, gibt's da auch Seminare für?

    Ich glaube das ist auch mein Thema.


    Ich habe schon so viele Dinge ausprobiert... Vor zwei Jahren hab ich begonnen schriftlich Projekte festzuhalten an denen ich arbeite, weil ich oft Zeichnungen/Schemata anfertige, die nicht mal eben am Computer erstellt sind (wenn man keine tolle Technik hat), sondern viel praktischer per Papier. Dazu fehlt mir aktuell der Platz (kleiner Home-Office Schreibtisch) und schon habe ich es wieder gelassen...

    Dann hab ich Restya-Board (sowas wie Trello) hier zum Probieren. Aber ich trage irgendwie immer nur die Hälfte ein. Oder vergesse es ganz. Mein kleiner privater (Papier-)Kalender, der mir als toDo-Hilfe dienen soll, ist auf dem Stand der letzten Woche und hat dort nur noch langfristige ToDos drin und nichts aktuelles mehr.

    Was ich schaffe auf dem Stand zu halten, sind Termine - sowohl im digitalen Kalender als auch im Familienkalender. Da rutscht mir selten was durch.

    Manchmal wünsche ich mir eine große Fläche, die ich ständig bei mir habe und auf die ich per Gedankenübertragung etwas notieren kann (natürlich passend formatiert und mit Farben und so). :P


    Ich glaube das macht es mir auch so schwer: ToDos fallen mir selten ein, wenn ich vor der Liste sitze sondern hier und da zwischendurch.

    Inzwischen glaube ich, dass ich nie zur Sorte der Organisierten gehören werde.

    Yeza


    My life falling apart

    Over and Done!

  • To Dos, die mir zwischendurch einfallen, packe ich in die app: 'to do', direkt sortiert nach Einkaufsliste und zu erledigen.


    Die kleinen fitzelsachen, die man ewig mitschleppt, sollte man einfach löschen. Da hilft mir die Eisenhower matrix wirklich sehr.


    Ich finde auch, dass das moderne Leben einfach so viele Ansprüche an einen heranträgt, dass man einfach nie fertig werden KANN. Das fühlt sich dann ganz schnell als persönliches versagen an.

  • Ich finde auch, dass das moderne Leben einfach so viele Ansprüche an einen heranträgt, dass man einfach nie fertig werden KANN. Das fühlt sich dann ganz schnell als persönliches versagen an.

    Amen, Schwester!!


    Ein guter Einwand zum Thema und sehr wichtig um Perfektionismus vorzubeugen.


    Pony Hütchen :P Da fällt mir ein, dass ja bald wieder Weihnachten ist ...

  • Ich bin total struktureirt, Handy und Lappie viel bei mir, und beide reden von allein miteinander, ich hab also alle infos immer auf beiden Geräten.

    Und dann wirklich mehrfach täglich Listen umplanen.

    Ich hab allerdings ein sehr gutes Gedächtnis, das hilft.

    "Fertig" ist man dennoch nie, aber das ist ok.

    Naja und die Disziplin ... Mein Thema. Wie lernt man sowas eigentlich, gibt's da auch Seminare für? 8o

    Ja, das kann man lernen. Ich kann das sehr gut, weil ich für mich festgestellt habe, das Disziplin frei macht.

    Sie macht mich frei, das zu tun, was ich langfristig wirklich will.

    Seither ich das nicht mehr als "muss" empfinde, ist vieles einfacher.


    Hier ist auch grundsätzlich alles gut aufgeräumt, gemütlich und schnell findbar.

    Solang wir uns begleiten...durch Sturm und Gezeiten...durch Ebbe und Flut...dann bleibt alles gut...#herz

  • Hier ist auch grundsätzlich alles gut aufgeräumt, gemütlich und schnell findbar.

    An meinem Traumarbeitsplatz und in meiner Traumwohnung wäre es das auch. Ich liebe Ordnung und Übersichtlichkeit. Nur die Umsetzung klappt nicht so gut #schäm

    Yeza


    My life falling apart

    Over and Done!

  • Ich werfe nochmal die "Getting-Things-Done" -Methode in die Runde. Wobei ich sie auch nicht in Reinkultur anwende - vor allem an den Planungszeiten für mittel- und langfristige Ziele, die die Methode eigentlich vorsieht, hapert es hier doch regelmäßig.


    Aber allein schon die Zwei-Minuten-Regel (wenn es länger braucht, die Sache zu verschieben als zu tun, dann erledige sie gleich!) und das relativ unkomplizierte Arbeiten mit Listen helfen erheblich.


    Ich habe meine Listen übrigens im Smartphone, früher aber auch auf Papier im Ringbuch-Kalender.