Arbeit besser organisieren / fehlende Struktur

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  • Hallo, liebe #rabe,


    ich suche für jemanden in meinem Team ein Buch, um die Büroarbeit besser zu strukturieren. Es muss wirklich etwas sein, für die absoluten Basics und für jemanden, dem jegliche Alltagsstruktur fehlt und der nicht weiß, wie er da raus kommen soll. Leider hat sie sich einen Job gesucht, in dem man täglich 1000 Kleinigkeiten bearbeiten muss und von zig verschiedenen Störquellen permanent unterbrochen wird. Es ist für die anderen Teammitglieder nicht mehr tragbar, das alles aufzufangen, die Fehler und vergessenen Termine glattzubügeln. Ich sehe schon den Willen, etwas zu ändern, aber habe den Eindruck, die Herausforderung ist so groß, als wenn hier ein Analphabet vor einem wissenschaftlichen Wälzer stehen würde. #haare


    Was könnt ihr empfehlen? Gerne auch über Bücher hinausgehende Tipps. Aber nur Sachen, die ich ihr an die Hand geben kann (Bücher, Videos, Kurse, Webseiten) nicht die ich ihr selbst vermitteln/ beibringen muss.


    #danke

    Frisby

  • Zusätzlich zu Susans Frage: Kann das Team aufhören die nichterledigten Sachen aufzufangen? Oft wirkt sowas ja am nachhaltigsten, wenn man selber merkt dass es so nicht weitergehen kann, und dann lernt man auch am besten.


    Mich wundert auch die Formulerung "leider hat sie sich einen Job gesucht der..." - immerhin hat jemand ihr diesen Job ja auch angeboten. Wie kam es dazu?

  • Puh, das ist schwierig. Ein Buch kenne ich leider nicht. Ich habe von Sekretärinnen in der Vergangenheit gutes über Time Management Training gehört, aber das waren immer schon von Natur aus relativ organisierte Menschen...


    Ich kann gut nachvollziehen, dass Du nicht das Training übernehmen kannst. Drei Gedanken, falls etwas dabei ist:


    - ich würde die Person bitten/anregen, sich in Produktivitätssoftware einzuarbeiten - je nachdem, was Ihr bei der Arbeit hat oder ob er oder sie eine App nutzen darf oder möchte. Regel Nummer 1: alles, das nicht sofort erledigt werden kann, muss sofort mit Termin auf eine zentrale Liste aufgeschrieben werden. Entweder nach der Wahl der Person oder etwas etabliertes, was Ihr zur Verfügung habt. Outlook tasks? Excel spreadsheet ginge sicher auch.


    - Gibt es etwas, was die Person gut kann? Gut mit Menschen, Kaffee kochen, was auch immer? Also gibt es etwas, was vermehrt von ihr erledigt werden kann?


    - Klare Zielvorgaben, zB Fehlervermeidung erstmal wichtiger als Schnelligkeit

  • Frisby: Mir fallen nur zwei Anmerkungen ein:

    Lass Raum für persönliche Freiheit, bleib beim Arbeitsergebnis. Erwarte nicht, dass sie Arbeitsmethoden komplett übernimmt (es sei denn natürlich, die müssen für alle gleich sein).

    Und kannst Du einkreisen, wo das größte Problem ist? Ein Punkt, den sie angehen kann, der viel bringt?

  • Mir fallen nur Passig & Lobo ein - "Dinge geregelt kriegen".

    Aber ich weiß nicht, ob das aus Kolleg:innen-Sicht so ideal ist. Die Quintessenz habe ich grob als "Nimm die Steuer ernst, mit dem Rest kann man chaotisch leben" in Erinnerung. Aber vielleicht habe ich da zu selektiv gelesen.


    Ich lese mal mit. Gleiches Problem. #yoga



    edit: Doch, ich empfehle das trotzdem. Es ist schon sehr motivierend, zu lesen, dass man nicht allein damit ist und damit nun nicht zwingend scheitern und erfolglos vor sich hin leben muss.

  • Sind die Störquellen zwingend oder darf sie die ausschalten?

    Teilweise können sie abgeschaltet werden, z.B. Telefon übernehmen Kollegen für 1-2 Stunden. Teilweise nicht z.B. Besucher die reinkommen, andere Mitarbeitende.

    Kann das Team aufhören die nichterledigten Sachen aufzufangen? Oft wirkt sowas ja am nachhaltigsten, wenn man selber merkt dass es so nicht weitergehen kann, und dann lernt man auch am besten.

    Da hängen leider um die 100 Kunden, 15 ihr unterstellte Mitarbeitende, Geld und auch arbeitsbereichstyptisch sogar Menschenleben dran. Versucht wurde das auch schon. Aber ich vermute, dass sie so sehr gewohnt ist, dass sie Dinge vergisst / schlecht erledigt, dass sie die Reaktionen (Beschwerden, Einnahmeausfälle etc.) relativ unbeeindruckt lassen. ("ach, das hole ich gleich nach")

    immerhin hat jemand ihr diesen Job ja auch angeboten. Wie kam es dazu?

    Ich will nicht zu sehr ins Detail gehen. Hat mal eine Vorgängerin von mir entschieden. Wir arbeiten in einem Bereich mit extremen Fachkräftemangel, da ist man erstmal bereit, zu hoffen, dass es irgendwie klappen wird. #hmpf

    alles, das nicht sofort erledigt werden kann, muss sofort mit Termin auf eine zentrale Liste aufgeschrieben werden. Entweder nach der Wahl der Person oder etwas etabliertes, was Ihr zur Verfügung habt. Outlook tasks? Excel spreadsheet ginge sicher auch.

    Das ist leider schon viel zu kompliziert. Selbst sehr ernste Gespräche mit Vorgesetzten, mit der Aufforderung jede Kleinigkeit aufzuschreiben, sind ergebnislos verpufft.

    Gibt es etwas, was die Person gut kann? Gut mit Menschen, Kaffee kochen, was auch immer? Also gibt es etwas, was vermehrt von ihr erledigt werden kann?

    Nicht in dem Arbeitsbereich. :( Leider wirklich nichts.

    Klare Zielvorgaben, zB Fehlervermeidung erstmal wichtiger als Schnelligkeit

    Gibt es. Inklusive schriftlicher Ermahnung. Hat nichts geholfen. Da ich trotz allem nicht vermute, dass es sich zum Faulheit oder Lustlosigkeit handelt, gehe ich davon aus, dass die Mitarbeiterin keine Ahnung hat, wie sie es angehen soll.

    Lass Raum für persönliche Freiheit, bleib beim Arbeitsergebnis.

    Würde ich sehr gerne, wenn das Arbeitsergebnis auch nur ansatzweise stimmen würde. Ich bin selbst zwar gut organisiert, aber springe auch den ganzen Tag von einem Thema zum anderen.

    Tipps und Ideen:
    ADHS Ratgeber - Selbstmanagment

    DAS ist sicher ein guter Hinweis und auch ein starker Verdacht von mir. Aber wie soll ich das aussprechen ... #angst

    Mir fallen nur Passig & Lobo ein - "Dinge geregelt kriegen".

    Ich schau mir mal an, was ich dazu finde. :)

  • Ich fühle mit Dir, Frisby Ich hatte mal einen Mitarbeiter, der nach langer Krankheit wieder eingearbeitet werden sollte, und wollte, aber nicht konnte. Puh. Natürlich eine andere Situation, aber ich kann mich noch gut erinnern, wie hilflos man sich fühlt, wenn es nicht läuft und die 'normalen' Lösungen so wenig greifen. Und wie viel Energie dort hinein fliessen kann.


    Es passt mit der Beschreibung der Stelle natürlich schlecht zusammen. Soviel Verantwortung ohne funktionierende Coping Mechanismen...


    Noch drei Gedanken (ich verspreche, dann höre ich auch auf, danach hast Du ja gar nicht gefragt):


    • externen Coach finden, der/die mit Dir und ihr Zielvorgaben erarbeitet, und dann ihr die Hand hält mit regelmässigen Treffen. Teuer, aber vielleicht nicht so teuer wie das Risiko, dass sie etwas in den Sand setzt (und hält Dir den Rücken etwas frei).
    • Wenn kein ernsthafter Wille zu erkennen ist, an dem Problem zu arbeiten, würde ich tatsächlich auch über Weiterbeschäftigung nachdenken bzw das mit der Personalabteilung diskutieren. Wenn Du die Vorgesetzte bist, würde ich auch weiterhin offen ansprechen, dass es wirklich überhaupt nicht adäquat läuft. ADHS kannst Du nicht diagnostizieren, aber wenn da im Gespräch irgendwie Offenheit durchscheint, kannst Du vielleicht ein Gespräch mit Fachmenschen anregen. Würde ich aber nur reaktiv machen...
    • Hat er/sie eine gute Sekretärin oder Sekretär? Kann der/die die Aufgabenverfolgung übernehmen?
  • DAS ist sicher ein guter Hinweis und auch ein starker Verdacht von mir. Aber wie soll ich das aussprechen ...

    Gar nicht?!

    Den Link einfach weiterleiten mit dem Hinweis, dass das eine gute Zusammenfassung von Strategien kostenlos aus dem Netz ist.
    Den Rest erledigt dann vielleicht der Link.

  • Frisby: Ich meinte damit auch nicht "laufen lassen" egal wie. Sondern den Blick aufs Ergebnis nicht zu verlieren. Durch den Ärger jetzt nicht sich nur auf Chaos und Misserfolge und Versäumnisse konzentrieren und dann eine "so kann das ja nichts werden, das muss man doch so ..."-Stimmung bekommen. Sondern zu gucken, wo es am wichtigsten ist, das zu kommunizieren. Und dann zu gucken, ob sich was an den Ergebnissen ändert, auch wenn der Weg dahin dich grausen lässt.

    Mit irgendwelcher ads-benerkung wäre ich sehr vorsichtig. Das steht dir irgendwie einfach nicht zu, finde ich.

    Wenn euer Setting so ist, dass Empfehlungen zum Thema Strukturierung angemessen sind, dann maximal als "ads-ler kämpfen wohl auch damit, vielleicht sind da auch für dich hilfreiche Ideen bei".

  • Ich glaube, das wird schwierig. Wenn so etwas jemandem von Natur aus gar nicht liegt, wird das mit allen Methoden nie so, wie bei dem, der es von Natur aus kann und der Techniken dazu lernt. Kann man die Stelle umstricken?